Α. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ
"Ο προγραμματισμός των δραστηριοτήτων μείωσε την ψυχολογική μου πίεση και την ανησυχία μου, και μου επέτρεψε να βρίσκω αρκετό χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας για να κάνω τα απαραίτητα. Στην αρχή έπρεπε να αφιερώνω χρόνο για να σχεδιάζω και να οργανώνω τις δραστηριότητές μου, αλλά τώρα τα πράγματα κυλούν ομαλά και διαπιστώνω ότι είμαι λιγότερο πιεσμένος και απογοητευμένος στη δουλειά μου και ότι μπορώ να περνάω περισσότερο χρόνο με την οικογένειά μου. Νιώθω ότι η ζωή μου είναι ισορροπημένη και αυτό με βοηθάει να είμαι ήρεμος και να μην υπερβάλλω σε σχέση με τις καταστάσεις".
Οι συνεχείς αναβολές και η κακή οργάνωση είναι δυνατόν να αποτελούν πηγές ψυχολογικής πίεσης. Η εκμάθηση της διαχείρισης του χρόνου των δραστηριοτήτων μειώνει την ένταση αρκετών προβλημάτων που σχετίζονται με την ψυχολογική πίεση για πολλούς ανθρώπους. Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι κάτι περίπλοκο, αλλά απαιτεί πολλή οργάνωση και καλή προετοιμασία. Δυσκολίες παρουσιάζονται όταν δεν τηρούνται αυτές οι δύο προϋποθέσεις για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου των δρασητριοτήτων.
1. Ο τρόπος με τον οποίο δουλεύετε
Είστε ο τύπος του ανθρώπου που:
- Είναι προνοητικός;
- Θέτει τα πράγματα κατά σειρά προτεραιότητας;
- Μπορεί να συγκεντρωθεί σ' αυτό που επιθυμεί;
- Είναι σχολαστικός;
- Αναβάλλει αυτά που έχει να κάνει;
- Έχει μανία με την τάξη;
- Φτιάχνει καταλόγους;
- Δουλεύει σε ακατάστατο γραφείο;
- Δεν μπορεί να πει "Όχι";
- Συμορφώνεται ή καινοτομεί;
- Είναι σε θέση να αναθέσει μία δουλειά σε κάποιον άλλο;
- Προτιμά να δουλεύει μόνος του;
Από τις παραπάνω απαντήσεις μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα θετικά σας στοιχεία είναι ότι καινοτομείτε, ότι έχετε πολλή ενέργεια και σχεδιάζετε εκ των προτέρων, αλλά ειστε ακατάστατοι και χωρίς οργάνωση. Ποια είναι τα θετικά σας σημεία και ποιες είναι οι ανάγκες σας; Καταγράψτε το ένα απέναντι από το άλλο.
2. Οι συνήθειές σας
Δεν θα μπορέσετε να διαχειριστείτε τον χρόνο σας αποτελεσματικά αν δεν γνωρίζετε πώς τον χρησιμοποιείτε τώρα. Η καλύτερη μέθοδος για να πετύχετε κάτι τέτοιο είναι να κρατήσετε ημερολόγιο σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο κατανέμετε το χρόνο σας και μετά να το μελετήσετε. Το ημερολόγιο δραστηριοτήτων σας θα σας προσφέρει ενδείξεις για το πότε και που χρησιμοποιείτε το χρόνο σας παραγωγικά, πότε χάνετε τον καιρό σας και σε ποιες περιπτώσεις θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε χρόνο. Μπορείτε είτε να καταγράφετε τις δραστηριότητές σας κάθε μία ώρα, είτε να καταγράφετε τις δραστηριότητες και τη διάρκειά τους, είτε αναλυτικά τι ώρα ξεκινήσατε και τι ώρα τελειώσατε. Εσείς θα αποφασίσετε τη μορφή που θα έχει το ημερολόγιό σας.
Να θυμάστε ότι όσο πιο σοβαρό είναι το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε με τη διαχείριση του χρόνου των δραστηριοτήτων σας, τόσο πιο πολλές πληροφορίες είναι απαραίτητες για να επανακτήσετε τον έλεγχο. Παρότι η τήρηση ενός τέτοιου ημερολογίου μπορεί να σας φαίνεται κουραστική, χρειάζεται να γίνει μόνο για μία-δύο εβδομάδες και είναι αναμφισβήτητα μία πολύ καλή επένδυση του χρόνου σας. Μόλις τελειώσετε με τη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου μελετήστε το θέτωντας ερωτήματα όπως:
- Υπάρχει υγιής ισορροπία μεταξύ των εργασιακών μου δραστηριοτήτων;
- Ασχολούμαι με τις σημαντικότερες δραστηριότητες την ώρα της ημέρας που αποδίδω καλύτερα;
- Περιλαμβάνονται τα απαραίτητα διαλείμματα;
- Έχω χρόνο να διευθετήσω μία πιθανή κρίση;
3. Οι προτεραιότητές σας
Τώρα πρέπει να αναλογιστείτε πώς θα κατανείμετε το χρόνο που διαθέτετε. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να σκεφτείτε όλους τους σημαντικούς τομείς της ζωής σας: την καριέρα σας, την υγεία σας, την οικογένειά σας, τα χρήματα κ.ο.κ. αποφασίζοντας ποιες είναι οι προτεραιότητές σας. Σε συνάρτηση με αυτή την ιεράρχηση, μπορείτε να αρχίσετε να σκέφτεστε τις υποχρεωτικές σας δραστηριότητες ανάλογα με τη σημασία που έχουν για σας και να αφιερώσετε για καθεμία από αυτές όσο χρόνο θεωρείτε λογικό.
4. Θέτοντας ρεαλιστικούς στόχους
Τώρα μπορείτε να αναλογιστείτε τους άμεσους και τους μακροπρόθεσμους στόχους σας για να δείτε πόσο ρεαλιστικοί είναι σε συνάρτηση με τα γενικά χαρακτηριστικά σας και τις προτεραιότητές σας. Όταν καθορίζετε το στόχο σας, θυμηθείτε ότι πρέπει να είστε πολύ συγκεκριμένοι. Μία ασαφής και διφορούμενη ιδέα για το τι ελπίζετε να επιτύχετε δεν θα σας οπλίσει με ισχυρό κίνητρο. Επίσης, αν ο στόχος σας δεν είναι καθορισμένος με ακρίβεια, είναι δύσκολο να εκτιμήσετε αν τον έχετε επιτύχει και μπορεί να μην το συνειδητοποιήσετε καν. Να είστε συγκεκριμένοι. Ποιος, τι, πότε και πόσο πρέπει να είναι ξεκάθαρα διατυπωμένα.
5. Προγραμματίζοντας το χρόνο σας
Προετοιμαστείτε να προγραμματίζετε κάθε μέρα ξεχωριστά και προσδιορίστε το χρόνο γι' αυτό, μαθαίνοντας όσα περισσότερα μπορείτε από τα λάθη που κάνατε προηγουμένως στην οργάνωση του χρόνου σας. Μην είστε άκαμπτοι στον προγραμματισμό σας, γιατί από καιρό σε καιρό μπορεί να χρειαστεί να αντιδράσετε σε κάποια κρίση ή σε μία ξαφνική ευκαιρία. Αφού αποκτήσετε ένα ημερολόγιο ή μία ατζέντα, κατατάξτε τους στόχους σας σε βραχυπρόθεσμους (ολοκληρώνονται εντός μίας εβδομάδας), μεσοπρόθεσμους (μας απασχολούν μέχρι και έναν μήνα) και μακροπρόθεσμους (μπορεί να απαιτούν έξι μήνες ή και παραπάνω). Να βρίσκετε χρόνο να ανατρέχετε στον κατάλογο με τους στόχους σας, ώστε να επανεκτιμάτε και να επαναξιολογείτε την πρόοδό σας, να ανανεώνετε τις προτεραιότητες και τις επιθυμίες σας, και να σχεδιάζετε νέους στόχους.
6. Η καθημερινή διαχείριση του χρόνου
Κάθε μέρα να φτιάχνετε έναν κατάλογο με πράγματα που πρέπει να γίνουν, με την κάθε δραστηριότητα ταξινομημένη σε μία από τις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες:
Α: Πρέπει να το κάνω σήμερα.
Β: Καλό θα ήταν να το κάνω σήμερα.
Γ: Μπορώ να το αναβάλω.
Δ: Μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον άλλο.
Αν δεν επιτύχατε τους στόχους που είχατε θέσει, αναρωτηθείτε γιατί συνέβη αυτό, αλλά και τι θα μπορούσατε να μάθετε από κάτι τέτοιο. Μήπως αποτύχατε γιατί υποτιμήσατε το φόρτο εργασίας που αντιμετωπίζετε; Μήπως επειδή δεν ήσασταν σε θέση να πείτε "όχι" σε αυτούς που σας διέκοπταν; Μήπως επειδή το περιβάλλον σας δεν είναι καλά οργανωμένο;
7. Η ανάθεση καθηκόντων σε άλλους
Πολλές δραστηριότητες μπορούν να ανατεθούν σε άλλους και αυτό είναι βασικό για τη σωστή διαχείριση του χρόνου μας. Μπορεί με αυτο τον τρόπο να παραιτηθείτε από κάποιες ευχάριστες δραστηριότητες, αλλά για να είστε αποτελεσματικοί κάτω από πιεστικές συνθήκες πρέπει να περιοριστείτε στα απαραίτητα καθήκοντα. Για την ανάθεση καθηκόντων σε άλλους απαιτείται:
- Η αναγνώριση της δραστηριότητας που πρέπει να ανατεθεί
- Η εξεύρεση του ατόμου στο οποίο θα ανατεθεί.
- Δώστε τις απαραίτητες οδηγίες και εκπαιδεύστε το με στενή εποπτεία. Αποσυρθείτε σταδιακά, με σκοπό να περιορίσετε τελικά τη συμμετοχή σας μόνο στην παρακολούθηση της προόδου.
(Από το βιβλίο "Ξεπερνώντας το Άγχος" της Helen Kennerley)
